木原伸雄のちょっとと～く

投稿日：2011.02.16

Ｐ・Ｄ・Ｃ・Ａで組織を活性化

バックアップする立場になって会議やミーティングに参加していないが、日々の活動についてはアンテナをしっかり張って理解している積もり。個々の動きについては日報・管理報告書・DMアンサーなどで読めるが、全体の流れは議事録が頼りになる。営業ミーティングの議事録に改善点はあるが、概ね伝わる内容になっている。全員が共有出来れば更によい。

ところが、工程会議の議事録は内容が浅いのか、記録者が手抜きなのか、具体的に何も伝わらない。いずれにしてもこのような状況が続くとクレームが増え、営業活動を阻害するようになる。マネージメントにおいて大切なのは、「Ｐ（計画）・Ｄ（実行）・Ｃ（チェック）・Ａ（改善）」。議事録で読む限り同じところを堂々巡りしながら、低下しているように思う。

議事録に必要な項目は、①問題点、②対策、③担当、④期限、⑤チェックの５項目。会議で取り上げられた課題やテーマを①に記載、実行具体策は②、担当は③、期限は④、チェックの④は上司、課題によっては社長・専務が行う。この議事録を次の同会議でチェックし、完了したものは削除、変えるべきは修正、新しい事項は追加する。すべての会議で繰り返す。

その中でなすべきことは何か、全員に理解を求める習慣を付ける。このような具体的な議事録になればプレッシャーは大きくなるが、やることが明確になるので意識が高くなり達成感が得られる。期限は担当者自身が決めればよい。これからは「やりきる組織」に体質を変えることが求められる。それには議事録から入り、会議の中身を共有する必要がある。