木原伸雄のちょっとと～く

毎月20日を過ぎると専務から翌月の会社全体の予定一覧表が届けられる。表に自分の予定を書きこんで提出する仕組みになっている。今は8月だから9月の予定となる。一週間のうち月曜日と金曜日は予定を入れないようにしている。不意の訪問、会合、自己啓発や勉強の時間に充てるため。時間管理をきちんとするには、緊急性と重要性に仕分けると便利。

①重要で時間制限のある仕事、②重要であるが緊急性を要しない仕事、③重要ではないが緊急性のある仕事、④重要でもないし緊急でもない仕事。①は月間予定表に書き込む最重要の仕事。講座、研修、現場巡回、掃除、出張などが該当する。問題は②である。緊急ではない重要な仕事。この分野は忙しいと必ず先送りになる。しかし、怠ると障害が出てくる仕事。

準備や計画、自己啓発や勉強、人間関係作り、健康維持などが入る。今日やらなくても構わないが、先送りをしていると困ることになる。ここに時間の投資が出来ると回転が順調になる。①は振り回されないよう効率化する。「日々完結」「例外を設けない」がポイント。浮いた時間は②に回す。困難ではあるがそうしなければ、やがて時間に追いまわされる。

③の重要ではないが緊急性のある仕事は厄介である。突然の来訪、多くの電話、会議や報告書、無意味な冠婚葬祭、無意味なお付き合い。このジャンルは可能な限り不義理を許していただく。④はオールカット。単なる暇つぶし、だらだら電話、待ち時間、テレビ、意味のない活動など。これらを吟味して予定表を提出する。９月は7日の空白日を生み出せた。

3（火）,6（金）,9（月）,13（金）,20（金）,27（金）,30（月）のほかに16（祭）の敬老会、23（祭）の慰霊祭を不義理すれば、9日もの自由に使える時間が得られる。重要で緊急は空白日を活用。