木原伸雄のちょっとと～く

会議の運営

「万縁の会」では分不相応な役割を引き受けたが、何よりも大切にしているのは会議運営である。会社の会議も自治会の会議でも同じであるが、いい会議が出来れば必ず良い結果が得られる。「組織として解決策を出し、組織を動かして問題解決をする」ことが最大の目的である。会長代行としてダメな会議にしては、鍵山秀三郎会長に申し訳ない。

これまで10数年参加しているが、「脱線する」「独演会になる」「会議の目的が見えない」「何も決まらない」「感覚的な発言が多い」「お客さま意識のメンバーが多い」など…。中田宏さんが横浜市長を辞してからその傾向が強くなった。会議への参加は全員が自費、中には宿泊される遠隔地の役員もおられる。それだけに中身を濃くすることが求められる。

意味ある会議にするために①役員の都合で日程を決める。出席率を良くする。②会議の設計図を画き事前に周知する。これは議論の脱線、迷走防止に役立つ。③会議後のアクションを想定する。会議をすることそのものを目的としない。課題解決法が示されなければ会議の意味はない。④生産性の高い会議にする。そのためにはタイムコントロールが欠かせない。

⑤会議の結果を周知する。メンバーの意識のずれを防ぐ。アクションチェックのベースにする。▲会議にもコストがかかっているから、時間よりも中身を大切にする。初年度だから十分とは言えないが、良い方向に進んでいると自負している。役員の顔ぶれは新しくなったが、その分だけ真剣で議論の内容が濃くなっている。わが社の会議はどうだろうか。