木原伸雄のちょっとと～く

大切なチェック

毎号発行の一ヶ月前には情報紙「フォーラム新聞」の編集会議を開く。まず前の号の感想・評を全社員が提出し、一覧にまとめる。準備に手間が掛かるが、そのおかげで会議が短時間で終わる。「手を掛ければ手が省ける」の基本だ。いま社長は外部研修を受けているが、４回コースの２回を終えた。その成果を述べた。理論的には相当理解が深まり、かつ正しい。

来週から予定しているイベント「３週連続バスツアー」のチラシが出来上がった。社長が指示するときの説明が足りなかったのか、もしくはラフが出来たときチェックを怠ったのかもしれない。外部研修で学んだことがまったく生かされないチラシが出来ていた。最終のラフが出来たとき広報に提出するよう担当者に指示していた。それもなされなかった。

誰がどうのと言うのではない。社内のチェックシステムがあいまいで、責任の所在が不明確だと惨憺たる結果になる。担当者は作成したら社長のチェックを求める、あるいは社長がチェックする。広報担当のチェックを受ける。製作担当が最終紙面を作る。再度チェックをする。ルールに従って作成する。最終チェックを行い印刷し、営業がツールとして使う。

面倒なようだが「フォーラム新聞」は、当たり前のようにチェック機能が働いて制作される。それでもミスがある。今回のチラシは営業に配布される直前に回収し、ボツにした。時間と費用は無駄になったが、顧客先の信用を落とすよりはマシだ。新しく作らなければ営業に支障がある。超特急の５時間で最終稿を校了した。「手を抜けば手が掛かる」見本だ。